Ar 2025. gada 1. janvāri Latvijā tiek uzsākta obligāta strukturēto elektronisko rēķinu (e-rēķinu) izmantošana darījumos ar valsts iestādēm (B2G), bet no 2026. gada 1. janvāra šī prasība tiks attiecināta uz visiem uzņēmumiem, iekļaujot arī darījumus starp uzņēmumiem (B2B). Šīs izmaiņas ir nostiprinātas grozījumos Grāmatvedības likumā, kurus Saeima apstiprināja 2024. gadā.

 

Strukturēto elektronisko rēķinu būtība un ieviešanas posmi

 

Kas ir strukturētie elektroniskie rēķini?

Strukturētie elektroniskie rēķini ir digitāli dokumenti, kas sastādīti standartizētā formātā, ļaujot veikt automātisku datu apstrādi. Latvijā e-rēķiniem tiks izmantots standarts, kas atbilst Eiropas direktīvas 2014/55/ES prasībām, kura regulē elektroniskos rēķinus valsts iepirkumu procedūrās. Atšķirībā no parastiem elektroniskiem dokumentiem (piemēram, PDF formātā nosūtītiem rēķiniem), strukturētie e-rēķini ir mašīnlasāmi, kas ļauj tos automātiski integrēt grāmatvedības sistēmās.

 

Galvenie ieviešanas posmi

1. No 2025. gada 1. janvāra:
   • Visiem uzņēmumiem, kas izraksta rēķinus budžeta iestādēm (B2G), obligāti jāizmanto e-rēķini
   • Šis posms vērsts uz valsts sektora efektivitātes paaugstināšanu un uzskaites procesu automatizāciju
2. No 2026. gada 1. janvāra:
   • Obligāta e-rēķinu izmantošana tiks attiecināta uz visiem uzņēmumiem darījumos savā starpā (B2B)
   • Šī prasība skars visus Latvijā reģistrētos uzņēmumus, ieskaitot ārvalstu uzņēmumu filiāles

Normatīvais regulējums un likumdošanas izmaiņas

Latvijā ir veiktas būtiskas izmaiņas likumdošanā, kas attiecas uz strukturēto elektronisko rēķinu ieviešanu. Šīs izmaiņas ir vērstas uz grāmatvedības digitalizāciju un finanšu operāciju automatizāciju.

Galvenās likumdošanas izmaiņas

1. Grozījumi Grāmatvedības likumā:
   31. gada 31. oktobrī Saeima pieņēma grozījumus, kas stājas spēkā ar 2025. gada 1. janvāri

• Saskaņā ar šiem grozījumiem, uzņēmumiem, kas izraksta rēķinus budžeta iestādēm, obligāti jāizmanto e-rēķini
• No 2026. gada 1. janvāra obligāta e-rēķinu izmantošana attieksies uz visiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem darījumos savā starpā

2. Elektroniskie rēķinu standarti:
   • E-rēķiniem jāatbilst standartam LVS EN 16931-1:2017, kas nodrošina automātisku elektronisko datu apstrādi
   • Strukturētajiem elektroniskajiem rēķiniem tiek izmantots XML formāts.

Izņēmumi no obligātās prasības

Grozījumi paredz vairākus izņēmumus no e-rēķinu obligātās izmantošanas prasības. Piemēram, to noformēšana var nebūt obligāta darījumiem ar fiziskām personām vai gadījumos, ko noteiks Ministru kabinets (MK). Konkrēti izņēmumi tiks precizēti MK noteikumos, kurus paredzēts izstrādāt līdz 2025. gada vidum.

Pārejas noteikumi paredz, ka darījumiem, kas noslēgti līdz 2024. gada 31. decembrim ar budžeta iestādēm, var nebūt nepieciešami e-rēķini līdz 2026. gada 1. janvārim.

 

Tehniskie aspekti un normatīvā bāze

Latvijas Ministru kabinetam līdz 2025. gada 1. jūlijam jāizstrādā normatīvie akti, kas regulēs strukturēto elektronisko rēķinu apriti. Šie noteikumi aptvers plašu tehnisku aspektu klāstu, kas nepieciešami veiksmīgai e-rēķinu sistēmas ieviešanai.

Datu formāti un standarti

Strukturētajiem elektroniskajiem rēķiniem Latvijā tiks izmantots galvenokārt XML (Extensible Markup Language) formāts. Šis formāts nodrošina automātisku datu apstrādi un atbilst Latvijas nacionālajam standartam LVS EN 16931-1:2017, kā arī PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.

Galvenie datu formāti, kas saistīti ar elektroniskajiem rēķiniem:

• XML – pamatformāts strukturētajiem elektroniskajiem rēķiniem
• Citi formāti (PDF, CSV) – var tikt izmantoti nestrukturētiem elektroniskiem dokumentiem, bet neatbilst strukturēto e-rēķinu prasībām
• XLSX, DOC/DOCX – var tikt izmantoti neformalizētiem dokumentiem, bet nav piemēroti automatizētai apstrādei

Datu apmaiņas kanāli

E-rēķinu nosūtīšanai un saņemšanai būs pieejami vairāki kanāli:

1. Elektroniskā adrese (e-adrese) – bezmaksas risinājums caur valsts portālu Latvija.lv
2. PEPPOL tīkls – maksas pakalpojums, kas ļauj pārraidīt e-rēķinus caur starptautisko elektronisko rēķinu apmaiņas tīklu
3. API saskarnes – integrācijai ar grāmatvedības sistēmām un automātiskai datu pārraidei uz Valsts ieņēmumu dienestu (VID)

Integrācija ar valsts sistēmām

Plānota VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmas (EDS) pielāgošana e-rēķinu pieņemšanai, kas ietvers:

• API saskarņu ieviešanu automātiskai datu pārraidei
• Iespēju manuāli augšupielādēt e-rēķinu failus EDS saskarnē

 

Uzņēmumu sagatavošanās pārejai uz e-rēķiniem

Uzņēmumiem laikus jānovērtē savas vajadzības un jāizvēlas piemērots risinājums darbam ar e-rēķiniem. Atkarībā no uzņēmuma lieluma un darījumu apjoma, var izvēlēties dažādus risinājumus:

1. Mazajiem uzņēmumiem – var būt pietiekami izmantot portālu Latvija.lv , kur var manuāli izveidot un nosūtīt rēķinus
2. Vidējiem un lielajiem uzņēmumiem – ieteicams izvērtēt integrācijas risinājumus, kas automātiski savieno grāmatvedības sistēmas ar e-rēķinu apmaiņas platformām

Svarīgi uzsvērt, ka tiks nodrošināts bezmaksas risinājums caur valsts servisu “e-adrese”, kā arī API-saskarnes Valsts ieņēmumu dienesta Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS).

 

Pārejas uz e-rēķiniem sagaidāmie ieguvumi

E-rēķinu ieviešana sniegs vairākus būtiskus ieguvumus gan uzņēmumiem, gan valstij kopumā:

Biznesa efektivitātes uzlabošana

• Procesu paātrināšana – automātiska rēķinu apstrāde samazina pārbaudes un apmaksas laiku
• Administratīvā sloga samazināšana – mazāk manuālā darba datu ievadē un rēķinu apstrādē
• Kļūdu riska mazināšana – automātiska datu apstrāde novērš cilvēka faktora kļūdas

 

Sistēmiska ietekme

• Ēnu ekonomikas apkarošana – palielināta finanšu darījumu caurspīdīguma
• Caurspīdīgums – samazināti krāpšanas riski rēķinu izrakstīšanā
• Digitālā transformācija – veicināta kopējā uzņēmējdarbības vides digitalizācija

 

Secinājumi

Obligāto strukturēto elektronisko rēķinu ieviešana ir nozīmīgs solis Latvijas grāmatvedības un finanšu sistēmas digitalizācijā. Šī reforma prasa no uzņēmumiem pielāgot savas uzskaites sistēmas un procesus, tomēr ilgtermiņā tā radīs būtiskus ieguvumus – samazināsies administratīvais slogs, uzlabosies darījumu caurspīdīgums un tiks sekmēta datu automatizēta apstrāde.

Uzņēmumiem ieteicams jau tagad sākt novērtēt savas esošās sistēmas un uzsākt sagatavošanās procesus, lai nodrošinātu vienmērīgu pāreju uz jauno sistēmu atbilstoši noteiktajiem termiņiem. Papildu informācija un precīzas tehniskās prasības būs pieejamas pēc Ministru kabineta noteikumu izstrādes 2025. gada pirmajā pusē.

Strukturēto elektronisko rēķinu ieviešana Latvijā nav tikai tehniska prasība, bet būtiska daļa no valsts kopējās digitālās transformācijas stratēģijas, kas vērsta uz mūsdienīgas, efektīvas un caurspīdīgas uzņēmējdarbības vides veidošanu.